Tujuan utama dari acara ini adalah untuk memberikan informasi kepada para peserta atau untuk mendapatkan pengalaman tertentu oleh para peserta. Acara yang ideal seperti jarum jam - semuanya berjalan dalam urutan yang ketat, tindakan penyelenggara dikoordinasikan dan tidak selaras satu sama lain. Ini adalah hasil dari perencanaan dan persiapan, yang biasanya memakan waktu beberapa bulan.
Itu perlu
- - staf minimal lima karyawan
- - anggaran untuk acara
instruksi
Langkah 1
Pertama-tama, tentukan tujuan dan tema acara. Atas dasar ini, seluruh skema acara selanjutnya akan dibangun. Tujuan acara menentukan pendekatan pemasaran dan audiens target yang didedikasikan untuk acara tersebut.
Langkah 2
Tentukan tempat untuk acara tersebut. Tempat harus bergantung pada tujuan acara dan jumlah peserta, serta skenario acara yang diharapkan. Penting untuk menjaga layanan tamu. Pertimbangkan beberapa opsi dan pilih rasio harga-kualitas paling optimal.
Langkah 3
Promosikan acara secara aktif. Kampanye iklan harus dimulai satu setengah bulan sebelum acara dimulai dan berakhir satu bulan sebelumnya. Sejalan dengan itu, prosedur "panggilan dingin" untuk mengundang tamu ke suatu acara adalah wajar. Seluruh operasional pembentukan daftar peserta harus diselesaikan maksimal satu minggu sebelum acara.
Langkah 4
Gunakan bantuan sponsor atau pejabat. Ini tidak hanya akan memperkuat koneksi bisnis Anda, tetapi juga memberikan status tertentu pada acara Anda. Alokasikan waktu bagi orang-orang ini untuk berbicara, sebaiknya di awal acara.
Langkah 5
Mendistribusikan tanggung jawab di antara staf yang terlibat dalam mengkoordinasikan kegiatan. Setiap orang harus mengetahui dengan jelas lingkaran tanggung jawab mereka dan peristiwa-peristiwa yang harus mereka kendalikan. Seharusnya tidak ada bintik-bintik putih, setiap orang harus memiliki instruksi dalam bentuk cetak dan hafal.
Langkah 6
Sehari sebelum seminar, perlu kembali menginstruksikan personel yang melakukan kegiatan koordinasi di acara tersebut. Pada hari acara, semua koordinator harus hadir minimal satu jam sebelum acara dimulai.
